Qui n’a jamais rêvé d’avoir une solution magique pour éviter les allers-retours de courriels pour maintenir à jour un document comme une liste de clients ou une procédure et éviter d’avoir de nombreuses copies révisées du dit document ?
Google Docs est une des applications gratuites la plus aimée sur le marché. C’est un outil gratuit en ligne de traitement de texte, similaire à Word, mais qui vous permet de créer des documents, de les visualiser et de les modifier, d’ajouter des photos même sans connexion internet. Cette technologie se démarque car elle vous permet de collaborer avec votre équipe et travailler à plusieurs en même temps sur le même document; les modifications s’enregistrent en temps réel. Il est aussi possible de partager vos documents avec toute personne qui a besoin d’y accéder. Vous pouvez aussi clavarder à l’intérieur du document pour demander des détails sur une modification apportée par un collègue, sans devoir lui envoyer un courriel.
Si je vous disais que ce type de tâche dans une entreprise est chronophage et vous fait perdre de l’argent en plus d’augmenter les risques d’erreurs, me croiriez-vous? Un exemple typique : Les employés A et B doivent mettre un fichier à jour. A envoie à B pour y ajouter ses infos mais A a malheureusement oublié d’y inclure une information donc B retourne le document à A. Et ainsi de suite…durant ce temps le grand boss prend action avec le document révisé #1 mais qui n’est pas à jour. Imaginez, deux personnes, parfois même plus, qui s’envoient aller-retour le même document, en plus du temps à rédiger les courriels…multipliez par le taux horaire des employés, on a là une belle somme qui pourrait être investie à autre chose puisqu’il existe une solution tout simple et gratuite: Google Docs.
Vous vous dites probablement : Wow, c’est fantastique Julie. Oui, en effet, c’est une arme (pas secrète du tout) que j’utilise pour collaborer et c’est un outil de travail formidable pour améliorer ma productivité et mon efficacité ainsi que celle de mes clients.
Google Docs, un outil gratuit parfait pour les paresseux efficaces 😉.